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岳阳会议网教您如何更有效地组织会议
来源:岳阳会议网-岳阳旅游网-岳阳会议公司-湖南岳阳会议会展服务公司 编辑者:岳阳会议网 浏览:71 次 发布:2013-12-24 15:30:23

岳阳会议网教您如何更有效地组织会议


      会议在工作中很常见,而会议在人们心目中又往往是浪费时间的代名词。那么怎么有效的组织会议,如何让你组织的会议更加合理有序,怎样组织会议才算成功等这些问题成了管理层人员头疼的事,接下来岳阳会议网将结合自身多年会议策划执行经验为大家逐一分析。
      在最短的时间内达到会议目的。
  如果您要组织一次会议,如何才能有效地组织一次成功的会议呢?主持成功会议有十个要素。这些要素是:什么情况下有必要开会,什么情况下没必要开会,开会的人选如何确定,开会的议程怎么去准备,会前怎么准备,会议怎么开始,会议中如何去遵守时间,如何主持及控制会议,会议的总结及会议记录。
会议的必要性 
什么情况下有必要开会,会议开得好是一种效率,开得不好就是浪费时间。因此首先应确定哪些情况下必须开会。 
需要通过讨论来获得最佳的决策,需要开会。
需要听取多方面的意见,获得别人的支持需要开会。
需要听取不同的意见,达成共识,共同完成某项工作需要开会。
传递会议的内容复杂但是很重要,要求所有的人都要正确理解的需要开会。
身体语言和口头表达在传递信息中起着重要的作用,可以激励士气。例如保险公司,有一个层会,层会必须通过语言的表达,通过身体语言的动作激励士气。这种情况也要开会。
汇报项目的进度,协调多方的合作需要开会。 
什么情况下没必要开会,开会需要花费,需要人的时间和精力,每次召开会议之前应该仔细地考虑,是否有必要开会,有没有其他的方式可以比开会更有效。
以下的情形就没必要开会: 
◆传递一般信息给许多人,你可以用电子邮件分发。
◆已经有例会了,你可以安排在例会上讨论。
◆资料未收集齐备或者起决定作用的人无法参加,不用开会。
◆你是决策的人,并且你应该知道,让其他人来参加可能会把事情复杂化,并且拖延时间。这种情况下,也不必开会。
会议的准备 
与会人选的确定,如果会议必须开,谁来开会,要看与会者是否能够符合以下要求:
◆会议决策的执行者或者会议决策的参与者
◆与会主题相关的专业人士能不能到场
◆开会时提供特定咨询的人 
【案例】 
    假如今天要开一个产品发布会,参加会议的人有哪些?决策者可能是总经理,可能是比总经理更高职务的董事。新产品开发的发布会,开发部的人是不是要参加?开发部的主管要参加吗?销售部要不要参加?采购部相关原料的采购是不是属于相关人员要不要参加?同时开会时提供特定咨询的人,是不是也要参加? 
  一个会议确定合适的人选很重要,跟这个会议有关的或者参与决策的,或者是有协调部门的,有特定咨询的人,你都要去考虑。会议的效果和与会者人选是否合适是非常相关的。如果刚才一个产品发布会采购部的人不在,这个原料在制造的过程中,可能会影响到价格,或者说这个原料可能要进口或者现在可能是不好得到,因此产品定价就会稍微高一点。如果采购部的人不在,他怎么知道这个价格呢?市场部怎么来定价呢?所以会议的效果与参会者紧密相关。 
  会议人数方面呢?如果人数多的话,就要考虑是否所有人都需要从头到尾参加,有的会议是列席,也可在某个阶段参加,提供意见以后就可以离开,或者只参加相关的议题。
会议日程准备 
写明会议开始时间和结束时间: 
◆给每一项议题分配时间,时间以分钟来计算。 
◆会议的议程应具备的内容:日期、开会的时间、地点、开始时间、结束时间、会议的主题。 
◆议程应该事先发出,以便各部门提前准备。


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