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湖南会议服务中视听设备注意事项
来源:长沙会议网-长沙会议公司-湖南长沙会议会展服务公司 编辑者:长沙会议网 浏览:130 次 发布:2012-04-07 12:56:56

                 湖南会议服务中视听设备注意事项


   (1)会议地点的视听主管的设置
     现在有越来越多的会议地点为客户提供视听设备,其中有的会议地点将此项业务外包,而有的则自行提供设备和人员,并设置相应的主管人员。会议组织者必须弄清会议地点的视听主管是只负责设备的预定,还是有能力就视听设备提供一些建议和帮助。在后一种情况下,会议地点的视听主管将是会议一个非常有价值的资源。
   (2)视听设备的实地调查
     在选择会议地点的时候,应该考虑到会议对视听设备的需求和会议地点的视听资源。在会议的基本策划完成之后,最好再进行一次实地调查,以确认策划过程中涉及到的视听设备。例如,人们应该注意到一些无法将灯光调暗的会场,在这些地方不能安排需要放映影片的会议。
     在会议举行前的一周左右,会议组织者应与其相关工作人员进行面晤,就视听设备的具体布置和控制进行讨论,以避免重复和不合理的设
置。
    (3)视听设备的设立
     设立视听设备包括将设备运送到会场,用安全胶带固定线路,确认所有的设备能够正常工作,检查投影仪以确保其镜头适合该会场的需要。实际负责设立视听设备的人选要根据具体的设备而定。如果这些设备是由会议承办者提供的,通常由其来负责安装工作,除非设备提供商表示反对,或者受到合同或资格证书的限制。
安装最后完成的时间要根据视听设备的使用复杂程度和会场的具体情况而定。全体大会可能需要使用比较复杂的设备,如多媒体或多屏幕投影仪等,其中悬挂式投影仪的安装会需要较长时间。如果同一个会场在会议之前还安排了其他活动,可能会导致没有时间安装视听设备。因此应该制定一个细致准确的日程安排,布置每一个会场的时间。
   (4)视听设备的紧急维修
    会议过程中可能出现紧急情况,会议监控人员应该有一个可以请求紧急帮助的电话号码,以便与相关部门进行联络。如果同时出现了几处紧急情况,一定要判断出应该先处理哪里的问题。如果有些紧急情况需要直接找视听工作人员解决,那么应该明确该人的姓名和电话号码。
     有些设备故障(如灯泡报废等)可以由主持人自行处理,因此在可能的情况下,应该在会场准备一些备用的设备。无论问题多么简单,都不应该让与会者和发言人动手参与紧急维修。例如,当影片出现问题时,可以通知相关工作人员维修,而与此同时,发言人将继续进行演讲。有些设备在出现故障时最好更换新的设备,等到会议结束后再进行修理。

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